Naar boven

Hoe archiveer ik mijn e-mail?

Door Inkstation - 01 november 2022 - Tips & Tricks
Naast een fysiek archief met mappen en ordners is het ook van belang uw mailbox regelmatig te archiveren. Door overzicht te behouden in uw taken kan u sneller een inschatting maken in de tijdsbesteding per taak. Zo werkt u dus efficiënter. Daarom leggen wij u in dit artikel uit hoe u eenvoudig en snel uw e-mail kunt archiveren.

Werk met een mappenstructuur per thema
Door te kiezen voor een efficiënte manier van e-mail behandelen, bespaart u veel tijd. Kies er dus voor om te werken met mappen in je inbox. Maak per thema of project een map aan. Zodra u een e-mail heeft beantwoord en de eventuele actie die daaraan zit gekoppeld afgerond heeft, sleept u de e-mail naar het betreffende mapje. Zo kunt u gemakkelijk uw e-mail archiveren en blijven de mails waar u nog actie op moet ondernemen in uw inbox staan.

Als uw inbox niet te vol zit, behoudt u het overzicht van de nog openstaande e-mails in uw inbox.

Werk met een beperkte mappenstructuur
Een andere manier van uw e-mail archiveren is het werken met een beperkte mappen- structuur. Wanneer u kiest voor het werken met een beperkte mappenstructuur, kiest u ervoor uw inbox niet als een to-do-list te beschouwen. Gebruik uw inbox alleen voor binnenkomende e-mails.

Wilt u uw e-mails archiveren door te werken met een beperkte mappenstructuur, maak dan de volgende mappen aan in uw inbox:
Inbox
Acties
Archief
In de wacht

In de inbox-map staan alleen de e-mails die binnen zijn gekomen. Nadat u de mail heeft gelezen, verplaatst u deze naar één van de andere mappen. Is er een actie van uw kant vereist, verplaats dan de e-mail naar de actie-map. In de archief-map plaatst u alle e-mails die u wilt archiveren vanuit uw inbox. Deze kan u weer onderverdelen per thema of project.

De wacht-map bevat alle e-mails waar u nog antwoord op moet krijgen. E-mails die u binnenkrijgt, kunt u automatisch naar deze mailbox verplaatsen. Doe dit als volgt:

Plaats  u zelf in de bcc als u een e-mail verstuurt waar u een reactie op verwacht.
Stel in uw e-mailprogramma een regel in dat alle mails met u in de bcc automatisch in de ‘in de wacht-map’ verschijnen.
Verwijder of verplaats het bericht wanneer u de gewenste reactie heeft ontvangen. Zo heeft u altijd een overzicht van de mails waar u nog antwoord op verwacht.
Met bovenstaande tips kunt u eenvoudig en snel uw e-mail (inbox) efficiënt archiveren. Zo heeft u een duidelijk overzicht van wat er nog moet gebeuren.